Найкраще програмне забезпечення для управління подорожами та витратами у 2024 році

У свідомості більшості людей термін «ділові поїздки» створює привабливу картину перельотів бізнес-класу, розкішних готелів і приємного проведення часу за корпоративною вечерею з чоловіками в елегантних ділових костюмах.

Однак реальність не зовсім така, відрядження сьогодні можуть бути досить болючими як для тих, хто їздить у відрядження, так і для тих, хто їх адмініструє. Проте є рішення, яке допомагає уникнути застарілих процесів і неефективних витрат, а також марної трати часу та ресурсів.

Відповіддю на всі ці проблеми може стати програмне забезпечення для керування корпоративними поїздками та витратами, налаштоване відповідно до бізнес-процесів і особливостей вашої компанії.

Треба визнати, що наразі глобальний ринок корпоративного управління подорожами є одним із найбільших сегментів, які підриваються в сучасному цифровому світі. Дослідження ринку від Custom Market Insights показує, що аналіз попиту на світовому ринку корпоративних подорожей показав, що дохід у 2022 році склав близько 251,1 мільярда доларів США. За прогнозами, у 2023 році він досягне 259,3 мільярда доларів США та, як очікується, досягне приблизно 330,2 мільярда доларів США до 2032 року. Це зростання представляє сукупний річний темп зростання (CAGR) у 13,1% між 2022 та 2032 роками. Ось чому варто подумати про те, щоб отримати частину цього величезного та привабливого пирога та придбати чи розробити  програмне забезпечення для керування корпоративними подорожами, яке допоможе вам вибрати, куди спрямувати ваші кошти.

Для значності розглянемо деякі цифри. Глобалізація бізнесу разом із збільшенням інвестицій в інфраструктуру призводить до швидкого зростання ринку подорожей, особливо ринку ділових подорожей.

Залежно від послуг, що надаються, світовий ринок сегментується на сфери харчування та проживання, транспорту та відпочинку. Найвищі темпи зростання зареєстровано в секторі харчування та житла завдяки доступним готелям і все більшій популярності онлайн-бронювання, що знижує вартість перебування.

Більше того, проникнення IoT у сферу полегшує керування різноманітними процесами, пов’язаними з діловими поїздками, і приносить переваги як мандрівникам, так і агентам.

Які проблеми може вирішити програмне забезпечення для керування корпоративними поїздками та витрат?

Насправді програмне забезпечення для керування подорожами може бути справжньою приманкою для компанії в контексті проблем, які воно може вирішити. Найпоширеніші з них:

Процес бронювання, який потребує багато часу

Найкраще програмне забезпечення для керування подорожами та витратами запропонує швидку та просту процедуру бронювання через прямий доступ у реальному часі до різноманітних служб бронювання. Тоді працівник може забронювати квитки, готель і необхідні послуги в єдиному місці. Крім того, усі маршрути подорожей і деталі бронювання будуть збережені в одному місці, доступ до яких буде легким, керувати, перевіряти та використовувати.

Труднощі з впровадженням політики корпоративних подорожей

Співробітники нечасто мають намір порушувати правила корпоративних поїздок і витрат, але це інколи трапляється. Деякі правила можуть бути надто довгими, заплутаними або надто складними. Шукаючи знижену ставку, працівник може ненавмисно забронювати готель, що не входить до списку пріоритетних постачальників компанії, і потім зіткнутися з несхваленим звітом про поїздку.

Спеціальне програмне забезпечення може мати вбудовану функцію сповіщень, налаштованих для повідомлення користувача, якщо вибрано неправильного постачальника або встановлено обмеження чи порушено. Таким чином буде запобігти виходу з корпоративної політики, і від цього виграють як працівник, так і бухгалтерія.

Відсутність уявлення про витрати, пов’язані з подорожами

Програмне забезпечення для керування витратами на відрядження може надати вам бачення кожного долара, витраченого під час відряджень ваших співробітників. Усвідомлюючи витоки, на які йдуть ваші дорогоцінні кошти, ви можете зменшити витрати розумним і безболісним способом.

Наприклад, бронювання квитків заздалегідь легко вирішує проблему високих цін. Ви також можете підійти до готелю, який найбільше віддають перевагу мандрівники вашої компанії за кращу ціну. Від такої угоди виграє як готель, так і ваш бізнес.

Несвоєчасне подання звіту про витрати

Установлення часових обмежень і налаштування автоматичних нагадувань у програмному забезпеченні, яке використовує ваша компанія, дозволить забути про запізнілі звіти про витрати. Крім того, бухгалтери зможуть зробити калькуляцію за даними за попередні періоди.

Хаос із робочими процесами

Встановлення дат, зменшення витрат, забезпечення відповідності політиці та керування платежами – це лише деякі з труднощів, пов’язаних з організацією корпоративних відряджень. Повністю автоматизовані процедури можуть допомогти вам усунути хаос і зробити всі необхідні оцінки за допомогою програмного забезпечення, налаштованого відповідно до ваших корпоративних потреб.

На які функції варто звернути увагу в програмному забезпеченні для керування подорожами?

Бажано, щоб програмне забезпечення для витрат на ділові поїздки охоплювало певні функції, необхідні як для мандрівника, так і для компанії. Однак функціональність часто впливає на вартість. Якщо ви шукаєте готове рішення, вам краще ретельно порівняти програмне забезпечення для керування поїздками та витратами та вибрати те, яке найбільше відповідає потребам вашої компанії.

Утім, може бути багато непотрібних функцій, якими ні ви, ні ваші співробітники ніколи не скористаєтеся. Відповіддю на вашу проблему в цьому випадку є розробка індивідуалізованого корпоративного рішення. Ось де Stfalcon може гарантувати вам найкраще співвідношення ціни та якості та найсучасніший результат. Ми впроваджуємо лише ті функції, які потрібні нашим клієнтам, і не створюємо жодних непотрібних доповнень.

Загалом, продукт для керування діловими поїздками повинен модіти робити бронювання, створювати або застосовувати політику та правила компанії, формувати автоматичні звіти про витрати та керувати даними працівників, які подорожують.

Тож основний контрольний список важливих функцій у вашому корпоративному програмному рішенні має виглядати так:

• простота бронювання для адміністраторів;
• варіант самостійного бронювання для мандрівників;
• всеохоплюючий доступ до всіх авіакомпаній і розміщення в усьому світі;
• автоматичне дотримання правил.

Ідеальне рішення також:

• керувати графіком відряджень як окремого співробітника, так і команди;
• переконайтеся, що працівники мають усі необхідні візи та проїзні документи;
• скористайтеся знижками для постійних мандрівників;
• автоматизувати звіти про витрати.

Інші корисні функції можуть включати:

• автоматизований табель обліку робочого часу працівників;
• підтримка туристичних агентств;
• політичні та соціальні оновлення;
• прогноз погоди в місцях призначення;
• детальні дорожні карти;
• виявлення потенційно небезпечних зон.

Які 3 найкращі рішення для управління діловими поїздками та витратами на 2024 рік?

Зростаючий ринок програмного забезпечення для управління подорожами не міг не залучити значну кількість гравців. Очевидно, ключовими з них є туристичні агенції, які розробляють програмне забезпечення для виведення своїх послуг на новий рівень, стартапи, які реалізують перспективи ніші, платформи для управління подорожами та корпоративні інструменти, призначені для конкретних компаній.

Сьогодні стає цілком зрозуміло, що старі трюки перестають приносити бажані результати, тому щоб утримати позиції на ринку, сучасні туристичні агенції мають стати постачальниками технологій, простого надання послуг уже не достатньо. У той час як мандрівники шукають можливості самостійного бронювання та мобільного доступу до всіх послуг, пов’язаних з подорожами, керівному персоналу потрібні розумні функції, які можуть допомогти покращити професійну продуктивність.

Стартапи у сфері ринку корпоративних подорожей можуть розраховувати на успіх, якщо їм вдасться вирішити певну проблему та знайти правильне рішення для  неї. До речі, одне з сучасних найкращих програм для ділових подорожей Tripactions, виникло як вирішення підводних каменів ділових подорожей, які на власному досвіді відчули його засновники Аріель Коен та Ілан Твіг.

Тепер Tripactions надає мандрівникам переваги легкого та плавного бронювання, планування та керування політикою, однак у ньому відсутні функції звітування про витрати та робочого процесу затвердження. Головною перевагою цього продукту є безкоштовна версія.

Насправді продукт перетворився на сучасну корпоративну платформу управління подорожами, яка поєднує менталітет стартапу та вирішення проблем галузі в цілому Travelperks, відоме як програмне забезпечення, яке також очолює список найпередовіших рішень, високо оцінюють малі та великі компанії завдяки безкоштовній версії. Вони підкреслюють його ідеальний зручний інтерфейс і функціональність разом із фантастичним обслуговуванням клієнтів. Це ідеальний приклад корпоративного інструменту, який продовжує вдосконалювати свої функції та пропозиції. Однак на зараз йому досі не вистачає фінансових функцій, мобільної версії та можливостей інтеграції.

Rydoo, який вибрали понад 500 000 бізнес-мандрівників у всьому світі, є найпопулярнішим сучасне рішення для управління подорожами та витратами. Він допомагає зробити процес бронювання та керування маршрутом простим і безпроблемним, має функції сповіщень і розширені можливості інтеграції в різні системи подорожей. Єдина програма, що складається з двох модулів, також полегшує створення звітів про витрати, дозволяє інтегрувати платіжні картки та здійснювати відшкодування безпосередньо на банківський рахунок користувача.

Крім того, програмне забезпечення має функції відстеження пробігу, запису цифрової квитанції, створення та доставки рахунків-фактур, а також облік проекту.

Тож наразі кожен учасник ринку програмного забезпечення для подорожей може запропонувати певне рішення для корпоративних мандрівників. Щоб вибрати програмне забезпечення, яке найкраще відповідає вашим потребам, вам слід спочатку ретельно проаналізувати потреби та труднощі, які ваша компанія має в контексті ділових поїздок, а потім уважно вивчайте кожне рішення, яке ви розглядаєте.

З маючи на увазі певне рішення, ви можете звернутися до досвідчених розробників, які зможуть втілити вашу ідею в реальність. Stfalcon - це компанія, яка справді може зробити це за вас. Якщо ви ще вагаєтесь, просто читайте далі.

Які переваги для вашого бізнесу завдяки індивідуальній системі керування подорожами та витратами?

Основною перевагою системи управління діловими поїздками та витратами є збалансування потреб компанії та мандрівників’ хоче. Інструменти, якими користуються ваші співробітники, які подорожують, можуть дати вам видимість, уявлення та можливість керувати процесами та витратами.

Отже ви можете контролювати витрати на відрядження до того, як їх’налаштують за допомогою різних параметрів бюджетування, інтегрованих у програмне забезпечення. Це може бути встановлення обмежень або запитів, які потребують схвалення.

Автоматизовані процеси допомагають вашим співробітникам працювати швидше та розумніше, тож вивільняється дорогоцінний час вашої команди, щоб зосередитись на більш стратегічних бізнес-ініціативах, і це безперечно сприятиме розвитку вашого бізнесу на  швидкість.

Крім того, автоматичне виставлення рахунків-фактур значно скорочує ваші витрати на обробку, таким чином економить не лише корпоративний час, але й гроші. Загальна автоматизація дозволяє заощадити до 70% витрат на обробку, а також усуває помилки вручну.

Однак найважливішою перевагою, яку слід згадати, є можливість перегляду даних у реальному часі як для мандрівника, так і для компанії. Ви можете переглядати необхідну інформацію в будь-який час і регулювати певні аспекти на користь вашої компанії та бізнес-процесів.

Наш досвід

Busfor

Busfor — це служба онлайн-продажу квитків, яка полегшує придбання квитків на внутрішні та міжнародні рейси. Працюючи в регіонах, включаючи Україну, Європу та Південно-Східну Азію, він пропонує зручні рішення для подорожей.

MeinFernbus

MeinFernbus є відомим постачальником послуг пасажирських автобусних перевезень у Німеччині. У 2015 році MeinFernbus потрапила в заголовки новин, злившись з іншою компанією, зміцнивши свої позиції провідного гравця на ринку пасажирських перевезень Німеччини.

Висновки

Управління подорожами може здатися досить простим, однак це далеко не просте через кількох рухомих частин і людей, залучених до цього. Завдяки налаштованому програмному забезпеченню для керування корпоративними поїздками та витратами ваша компанія точно отримає фінансову та операційну вигоду, а Stfalcon готовий розробити таке рішення для вашого бізнесу в найкращий час і спосіб. Просто зв’яжіться з нами.

У нашому останньому технічному документі ми аналізуємо основні сфери інновацій у туристичній індустрії у 2024 році та прагнемо допомогти вам визначити правильні інвестиційні пріоритети. Завантажте наш офіційний документ «Індустрія подорожей: куди інвестувати» та переконайтеся, що ви завжди можете розширити та інтегрувати свою послугу, продукт або рішення пізніше.