22 ноября 2022 г.

5 фаз жизненного цикла управления проектами, которые вам нужно знать

Эффективное управление проектами может снизить нерациональное использование ресурсов и средств. Вот почему понимание жизненного цикла управления проектами имеет решающее значение, независимо от того, работаете ли вы над небольшим проектом или над масштабной задачей, имеющей большое корпоративное значение.

Ознакомьтесь с пятью ключевыми этапами управления проектом, которые помогут вам оптимизировать следующий проект и позволят вашей команде работать над хорошо организованным планом в процессе разработки.

Обзор этапов управления проектом

Управление проектами - это процесс планирования, выполнения и мониторинга комплекса задач для достижения целей в рамках бюджета и в установленные сроки.

Методологию управления проектами часто неправильно понимают. Многие специалисты считают это управлением временем проекта, но по сути это еще больше. К счастью, мы собрали простое руководство из 5 фаз жизненного цикла управления проектами.

Почему важно знать эти пять этапов? Понимание этапов управления проектом поможет реализовать более эффективные внутренние процессы с помощью программного обеспечения для управления проектами.

Фазы управления проектом – это жизненный цикл процесса разработки. Понимание этого цикла позволяет внедрять более эффективные внутренние процессы и лучше управлять командами с помощью программного обеспечения. Итак, согласно модели, предложенной Институтом управления проектами (PMI), 5 фаз жизненный цикл управления проектами:

1. Инициация

2. Планирование

3. Выполнение

4. Производительность и контроль

5. Закрыть проект

Хотя это может показаться банальным, на самом деле, каждый этап является важной частью организационной структуры и обязательным ориентиром для налаживания системной работы в проекте. Мы опишем, как работать над каждым из них.

Какие разные этапы проекта?

Сбор знаний по управлению проектами, или PMBOK, рассматривая 5 фаз жизненного цикла управления проектами, также ссылается на пять вышеупомянутых этапов.

Как правило, фазы жизненного цикла управления проектом проходят последовательно, одна за другой. Несмотря на свою универсальность, эта структура представляет собой условную классификацию; пять этапов можно изменить, если нужно. Если во время внедрения произойдут изменения, вы всегда можете вернуться на этап планирования, чтобы в дальнейшем скорректировать работу команды проекта.

Теперь давайте рассмотрим каждую фазу жизненного цикла в отдельности.

1 фаза проекта: концепция и начало

Начальный этап означает начало работы над концепцией. Для начала определите, какая задача стоит перед командой и поможет ли ваша идея решить проблему. Если ответ утвердительный, приступайте к написанию концепции и бизнес-кейс, а также к поиску партнеров.

Начальный этап включает много обсуждений, исследований и анализа. Когда вы встречаетесь с потенциальными партнерами, узнайте, что их интересует, какие проекты у них были в прошлом и чего они ожидают от будущего. Здесь стоит задача определить цели, реализация которых приведет к ожидаемому результату.

Вам необходимо создать устав проекта. Важно зафиксировать тезисы и договоренности в уставе проекта. Устав – это краткий документ, описывающий проект. Это необходимая составляющая планирования. Он используется на протяжении всего жизненного цикла проекта и помогает решить все проблемы в рабочем процессе.

Устав проекта содержит следующую информацию:

- Цель и миссия

- Преимущества проекта

- Возможные риски

- Планируемый бюджет и график

- Ключевые партнеры/заинтересованные стороны

- Общий обзор бюджета

2 фаза проекта: Планирование проекта

После подписания документов и согласования условий заинтересованными сторонами наступает этап планирования проекта. Теперь руководитель проекта создает подробную дорожную карту. Каждый член команды может просматривать его на любом этапе рабочего процесса. Документ содержит детали и цели, соответствующие ожиданиям сторон.

На этапе планирования проекта нужно разделить рабочий процесс на меньшие задачи, назначить роли для успешного управления командой, разработать пошаговую последовательность задач и установить конечные сроки. Чтобы увеличить шансы на успех, важно убедиться, что план проекта содержит всю необходимую информацию.

Диаграмма Ганта поможет вам пройти все этапы жизненного цикла. Это отличный инструмент для создания и управления дорожной картой. С помощью диаграммы Ганта вы также можете:

- Создание зависимостей и ресниц

- Отслеживайте рабочую нагрузку каждого члена команды

- Взаимодействовать с командой

- Создание отчетов

- Экспорт файлов в популярные форматы

- Работа с портфолио проектов

- Делитесь диаграммами

- Создавайте рабочие и личные календари и многое другое

После того, как график будет готов, обязанности распределяются, и когда вы определите возможные риски и предупредите их, когда бюджет запланирован, пришло время встречи.

В ходе встречи руководитель презентует проект и его цели, обсуждает с командой важнейшие этапы плана проекта, встречи с распространенными вопросами и представляет инструменты, которые будут использоваться в процессе разработки. Члены команды должны четко понимать процесс планирования и их внедрение.

Рекомендуется предоставить команде доступ к плану проекта. Таким образом, участники будут знать все изменения в рабочем процессе.

3 фаза проекта: запуск или выполнение

После одобрения проекта, когда команда готова приступить, наступает время этапа выполнения.

Задача PM на этапе выполнения — контролировать запуск работы всех отделов и следить, чтобы все поняли работу.

4 фаза проекта: Эффективность проекта и контроль

Эта фаза обычно совпадает с фазой инициации. Руководитель должен убедиться, что члены команды придерживаются плана.

На этой фазе жизненного цикла руководитель проекта должен контролировать ресурсы и сроки. Он или она координирует команды и вносит изменения в план проекта при неожиданных обстоятельствах.

Это абсолютно нормально вносить изменения в план на этапе контроля. Гибкость – это ключ, потому что чем быстрее будет обнаружена проблема, тем быстрее она будет решена. Следует помнить, что все новшества в плане необходимо согласовывать с клиентом.

Проводите промежуточные встречи с командой. На встречах PM собирает отзывы от участников проекта и обсуждает корректировку. Кроме того, обсуждение спорных проблем приводит к более эффективным решениям.

5 фаза проекта: закрытие

Фаза закрытия является последней стадией фаз жизненного цикла управления проектом, что означает его официальное завершение. Но не переходите сразу к следующей задаче. Вам нужно оставить приятное впечатление от работы команды:

- Оставьте проект вместе с документами клиенту или команде, которая будет управлять им в будущем.

- работа над ошибками. На последней встрече команда узнает об успехах и неудачах проекта.

- Сообщить о результатах. Успех проекта должен быть видим для клиентов и руководителей, заинтересованных в результатах членов команды.

- разместить документацию в централизованном хранилище. В будущем доступ к нему должен быть легким.

Проект официально завершен.

Как фаза открытия способствует эффективному управлению проектом

Может показаться, что фаза обнаружения необходима только при разработке проекта с непонятным требованием. В действительности существует несколько факторов.

1. Фаза открытия дает лучшее понимание бизнес-требований – когда объем недостаточно ясен, но клиент требует: оценить проект, «подписаться» на фиксированную цену, начать работу как можно скорее, чтобы уложиться в сроки, разработать техническую сторону решения.

2. Этот этап очень важен, когда рамки ясны, но неизвестно, что клиент уже имеет с точки зрения используемых систем и инфраструктуры. Одно дело – разработать проект с нуля, а другое – усовершенствовать существующий, интегрируя внешние системы попутно.

Этап выявления поможет определить, есть ли смысл в усовершенствованиях, сколько они могут стоить и сколько времени займут. На практике встречались примеры, когда заказчики просто хотели понять, смогут ли они продолжать эксплуатировать свою систему или проще будет переписать ее с нуля..

3. Этап обнаружения позволяет уточнить уже разработанные требования к уровню, который позволит группе инженеров приступить к разработке: то есть получить резерв на уровне историй пользователей и больше деталей.

Чтобы полностью разработать фазу Discovery, в ней должна участвовать команда, состоящая из опытного руководителя менеджеров, бизнес-аналитика, архитектора, разработчиков и консультанта по пользовательскому интерфейсу и UX.

РМ, как правило, присутствует с первого по последний день Discovery, поскольку он общается с клиентом и составляет предложение. Бизнес-аналитик нужен для изучения требований и подготовки документации, поэтому обычно присутствует на проекте с первого до последнего дня.

Разработчики чаще всего участвуют в фазе оценки, а также в создании прототипа. При необходимости в Discovery принимают участие архитектор и специалист по пользовательскому интерфейсу/UX.

Роль проекта-менеджера в Discovery двоякая: с одной стороны, он, как специалист по управлению проектами, занимается всем, что касается подготовки «основного» плана проекта и подготовки документации. С другой стороны, он координирует сам Discovery, фасилитирует основные встречи и управляет командой Discovery.

Вывод

Сердце проекта начинает биться на первом этапе инициации. Этапы проекта основываются на научных знаниях, методологии и опыте.

Кратко: основные фазы жизненного цикла управления проектами

- Инициация – начало работы. Руководство решает организационные вопросы, составляет планы, документирует основные моменты.

Планирование – руководитель использует выбранную методологию и формулирует конкретные цели. При необходимости он или она использует дополнительные инструменты и вводит метрики для оценки эффективности команды.

Выполнение – исполнители работают над задачами, а руководитель следит за соблюдением графика.

Эффективность и контроль – менеджер записывает достижения и сравнивает их с исходными целями и KPI.

Завершение – команда проводит последнюю встречу с заказчиками, делает выводы и окончательный проект.

Менеджеры проектов должны уметь управлять ресурсами, чтобы завершить конкретный проект вовремя, в пределах бюджета и без нарушения спецификаций, а подход Discovery поможет в этом. Менеджер проекта является связующим звеном между организацией и заказчиком и должен уметь совмещать ожидания заказчика с тем, что можно и нужно сделать.

Stfalcon — это команда опытных разработчиков программного обеспечения, дизайнеров, бизнес- аналитиков и менеджеры проектов, которые могут воплотить вашу идею в реальность. Если вы хотите получить лучшее программное решение, просто позвоните по телефону или напишите нам. Давайте работать вместе!

Об авторе

Виталий — менеджер проектов с большими знаниями и опытом в областях, которые важны для успеха проекта. У него есть опыт координации ряда крупномасштабных проектов от идеи до внедрения. Сейчас он работает с командой Stfalcon.

Теперь, когда вы знаете 5 фаз жизненного цикла управления проектами, усовершенствуйте свою идею с помощью нашей всеобъемлющей технической справки «Как определить приоритеты своего времени». Получите экспертную информацию о принятии стратегических решений, эффективности улучшения и повышение производительности.