Як створити CRM-систему з нуля: ключові функції та поради з дизайну

Втомилися від постійного juggling кількох таблиць і втрати даних клієнтів? Ви не самотні. Насправді, 90% компаній з 10 і більше співробітниками тепер використовують CRM-систему, згідно з доповіддю Grand View Research за 2022 рік. Проте готові CRM-рішення часто не відповідають унікальним потребам вашого бізнесу. Ось тут і виникає потреба в розробці кастомної CRM.

Уявіть, що у вас є CRM, спеціально адаптована до ваших робочих процесів, з усіма необхідними функціями та без зайвого сміття. Чи ви хочете дізнатися, як створити CRM-систему з нуля, чи плануєте оновити застаріле рішення, кастомний підхід надає вам безпрецедентну гнучкість.

Кастомна CRM може оптимізувати ваші процеси, покращити точність даних і, зрештою, підвищити ваші фінансові показники. І ось в чому суть: за правильного підходу, розробка кастомної CRM не повинна бути складним або дорогим завданням.

У цьому пості ми проведемо вас через етапи розробки програмного забезпечення кастомної CRM. Від визначення ваших вимог до вибору правильного технологічного стеку — ми покриємо всі аспекти. Тож пристебніться і готуйтеся підняти управління клієнтами на новий рівень!

Визначення системи CRM (управління взаємовідносинами з клієнтами)

CRM-система — це інструмент, який допомагає бізнесу організувати та покращити взаємодію з клієнтами. Уявіть це як великий електронний файловий кабінет. У кожному ящику ви зберігаєте інформацію про різних клієнтів. Їхні імена, контактні дані, що вони купили у вас, та нотатки про спілкування з ними. Проте CRM робить більше, ніж просто зберігає ці дані. Вона розумна. Вона може нагадати вам, коли пора зв’язатися з кимось. Вона може показати вам патерни, наприклад, які клієнти купують найбільше. Вона навіть може автоматизувати деякі завдання, такі як надсилання "дякую" електронних листів після покупки.

Отже, хоча "CRM" звучить технічно, насправді йдеться про розуміння людей. Програмне забезпечення — це просто засіб, щоб ставити клієнтів на перше місце, ефективно та послідовно. У сучасному ринку це не варіант — це ключ до стійкого зростання.

Переваги кастомної CRM над готовими рішеннями

Дослідження показують, що 74% користувачів стверджують, що програмне забезпечення CRM покращує їх доступ до даних клієнтів. Ці дані допомагають торговим представникам персоналізувати звернення та укладати більше угод.

Чому варто обрати кастомне рішення? Давайте розберемося:

• Пристосовано до ваших потреб. Кожен бізнес унікальний. Індивідуальна CRM-система підходить як рукавичка. Більше не потрібно використовувати загальні функції, які вам ніколи не знадобляться.
• Інтегрується з вашими інструментами. Готові CRM часто не працюють добре з вашим існуючим програмним забезпеченням. Індивідуальні рішення інтегруються безшовно. Це економить час і зменшує кількість помилок.
• Масштабується в міру зростання. Ваш бізнес не статичний, і ваша CRM також не повинна бути. Індивідуальна CRM для малого бізнесу може бути побудована для масштабування. Додавайте функції та користувачів за необхідності. Ніяких дорогих оновлень або головного болю з міграцією.
• Ви володієте нею. З індивідуальною системою ви маєте повний контроль і право власності. Більше не потрібно покладатися на дорожню карту постачальника. Ви володієте кодом CRM і вносите зміни, коли хочете. Крім того, ваші дані залишаються захищеними на ваших серверах.
• Легше у використанні. Готові рішення можуть бути незручними. Вони часто мають круту криву навчання. Індивідуальна система має зручний інтерфейс, розроблений для робочого процесу вашої команди.
• Довгострокова економія витрат. Хоча індивідуальна система має вищі початкові витрати, вона виправдовує себе з часом. Ви не платите регулярні ліцензійні збори. Її дешевше підтримувати та модифікувати.

Вердикт очевидний. Для бізнесів, які прагнуть до ідеальної відповідності, безшовної інтеграції, легкого масштабування, повного контролю та довгострокових заощаджень, кастомізація — це правильний шлях.

Плануєте запуск цифрового продукту?

Розробляємо стабільні та масштабовані веб- і мобільні застосунки для бізнесу.

напишіть нам

Аліна

Клієнт-менеджер

Розуміння потреб вашого бізнесу

Перед тим, як зануритися в розробку індивідуальних CRM-систем, важливо зрозуміти потреби вашого бізнесу. Зробіть крок назад і подумайте про те, що ви хочете досягти за допомогою вашої CRM. Які проблеми ви хочете вирішити? Як створення власної CRM може допомогти вашому бізнесу зростати?

Визначте необхідні функції та можливості

Почніть з того, щоб скласти список функцій, які є необхідними для вашого бізнесу. Врахуйте, що потрібно вашим командам з продажу, маркетингу та обслуговування клієнтів для більшої ефективності. Вам потрібен моніторинг лідів, управління контактами чи прогнозування продажів? А як щодо інтеграції електронної пошти, звітності чи мобільного доступу?

Поспілкуйтеся з вашою командою та отримайте їхню думку. Це ті, хто буде користуватися CRM щодня, тому їхня зворотна реакція є безцінною. Подивіться на ваші поточні процеси та визначте області, де система може оптимізувати та автоматизувати завдання. Це допоможе вам краще зрозуміти, як розробити CRM-систему, яка відповідатиме вашим точним потребам.

Розпочніть з безкоштовного шаблону застосунку

Розробка кастомного CRM з нуля може бути складним завданням, але вам не потрібно починати з нуля. Є багато безкоштовних шаблонів застосунків, які можуть дати вам стартову перевагу. Вони надають базову структуру та загальні функції, які ви можете налаштувати відповідно до ваших конкретних потреб. Це також може допомогти вам експериментувати з тим, як створити базу даних CRM, використовуючи різні бекенд-рішення.

Шукайте шаблон, який відповідає вашим бізнес-вимогам і має хорошу документацію та підтримку. Ці шаблони є відкритими, і мають активні спільноти, які можуть допомогти вам з будь-якими питаннями або проблемами, з якими ви можете зіткнутися.

Надайте бізнесу можливості з кастомним CRM-рішенням

Після того, як ви вибрали шаблон як основу для вашої кастомної системи, настав час адаптувати його до ваших унікальних бізнес-потреб. Шаблон забезпечує чудову стартову точку. Однак важливо налаштувати його, щоб він відповідав вашим конкретним вимогам і цілям.

Почніть з перегляду функцій та можливостей шаблону. Визначте, які з них є актуальними для вашого бізнесу, а які ви можете видалити або змінити. Далі подумайте про ваш брендинг та дизайн. Налаштуйте кольорову схему, логотип та макет, щоб відповідати візуальній ідентичності вашої компанії. Це зробить CRM невід'ємною частиною вашого бізнесу, а не загальним, готовим рішенням.

Надайте всебічне навчання вашій команді щодо ефективного використання кастомного CRM. Створіть посібники для користувачів, відеоуроки та практичні навчальні сесії, щоб усі почувалися комфортно з новою системою.

Вибір правильного технологічного стеку

Якщо ви хочете створити власну CRM-систему, вам потрібно вибрати правильні інструменти для роботи. Це означає вибір мов програмування, фреймворків, баз даних та інших компонентів, які відповідають вашим потребам. Давайте розглянемо це детальніше.

Популярні мови програмування та фреймворки для розробки CRM

У вас є варіанти, коли мова йде про програмування вашого CRM. Ось деякі популярні вибори:

• Python з фреймворками Django або Flask
• JavaScript з Node.js та Express.js
• PHP з Laravel або Symfony
• Java з Spring або Jakarta EE
• C# з .NET

Кожен з них має свої переваги та недоліки. Python та JavaScript є універсальними та дружніми до початківців. PHP підтримує багато вебсайтів. Java та C# є надійними корпоративними варіантами.

Врешті-решт, виберіть мову, яку ваша команда добре знає. Фреймворк повинен відповідати вашій мові та розміру проекту. Розгляньте такі речі, як підтримка спільноти, документація, масштабованість та крива навчання.

Вибір системи управління базами даних

Вашій системі потрібна надійна база даних для зберігання всіх цих даних про клієнтів. Є два основних типи на вибір:

• Реляційні бази даних (SQL). Прикладами є MySQL, PostgreSQL, Oracle, MS SQL Server. Вони використовують таблиці, є послідовними і підходять для складних запитів. Однак можуть бути жорсткими.
• NoSQL бази даних. Це MongoDB, Cassandra та Couchbase. Вони гнучкі, масштабовані і чудово підходять для неструктурованих даних. Проте можуть не мати розширених функцій запитів.

Для CRM реляційна база даних часто є найкращим варіантом для структурованих даних про клієнтів. Однак, якщо у вас є багато різноманітних даних, які не вписуються в таблиці, NoSQL може добре спрацювати.

Розгляд інтеграції з існуючими системами та сторонніми інструментами

Ваш новий блискучий система не існуватиме у вакуумі. Вона повинна гармонійно взаємодіяти з іншими бізнес-системами та інструментами. Інтеграція з іншими інструментами є важливою частиною впровадження CRM.

Спочатку складіть список всього існуючого програмного забезпечення, з яким ваша CRM повинна взаємодіяти. Це можуть бути:

• Бухгалтерія та виставлення рахунків
• Електронна пошта та комунікація
• Управління проектами
• Платформи електронної комерції
• Соціальні мережі
• Аналітика та звітність

Потім досліджуйте варіанти інтеграції для кожного з них. Багато популярних бізнес-інструментів мають API або готові конектори. Ваш фреймворк може мати бібліотеки або модулі для допомоги.

Ви також можете захотіти, щоб ваша система працювала з сторонніми інструментами для таких речей, як:

• Перевірка електронної пошти
• Перевірка адреси
• Збагачення даних
• Обробка платежів

Знову ж таки, перевірте наявність існуючих інтеграцій або доступу до API. Чим легше ви зможете підключити, тим краще.

Обираючи компоненти вашого технологічного стеку, завжди пам'ятайте про інтеграцію. Спрямовуйте увагу на технології, які добре взаємодіють одна з одною. Уникайте інструментів, для інтеграції яких знадобиться багато кастомного коду.

Проектування системи CRM

Добре спроектована система CRM повинна забезпечувати зручний інтерфейс на кожній сторінці, щоб підвищити прийняття користувачами та продуктивність. Коли ви створюєте систему CRM для свого бізнесу, є два ключових аспекти, на які потрібно зосередитися: безпека та відстеження прогресу. Давайте розглянемо кожну з цих областей і дізнаємося, як ви можете побудувати свою власну систему CRM.

Визначення безпеки та контролю доступу

Безпека повинна бути на передньому плані вашого мислення під час проектування системи CRM. Адже ви будете зберігати чутливі дані клієнтів, і останнє, що вам потрібно, це щоб ця інформація потрапила не в ті руки. Почніть з впровадження надійного процесу аутентифікації. Використовуйте сильну безпеку входу. Вимагайте складні паролі. Налаштуйте двофакторну аутентифікацію. Одноразові коди через SMS або додатки, такі як Google Authenticator, також є відмінним вибором.

Не всі повинні бачити все. Продавці не потребують HR-файлів. HR не потребує продажних лідів. Тож створіть ролі користувачів. Дотримуйтесь принципу найменших привілеїв. Дайте користувачам достатньо доступу, щоб виконувати свої обов'язки. Визначте, до чого може отримати доступ кожна роль.

Шифруйте чутливі дані. Як у базі даних, так і під час передачі. Використовуйте SSL/TLS для всього веб-трафіку. Регулярно перевіряйте на вразливості. Тримайте програмне забезпечення оновленим. Використовуйте інструменти для сканування безпеки. Залучайте експертів для проведення тестування на проникнення. Документуйте свої політики безпеки. Навчайте співробітників цим політикам. Зробіть безпеку основною частиною вашої культури.

Відстежуйте свій прогрес за допомогою графіків

Хоча безпека є важливою, це не єдине, що сприяє успішному впровадженню CRM. Вам також потрібно мати можливість відстежувати свій прогрес і вимірювати ефективність ваших зусиль. Перетворюйте сирі дані на вражаючі візуалізації. Нехай інсайти «вистрибують» з екрану.

Включення графіків у вашу систему дозволяє вам візуалізувати ключові метрики та показники продуктивності з першого погляду. Наприклад, ви можете створити графік, який показує кількість нових лідів, згенерованих щомісяця, або коефіцієнт конверсії цих лідів у платних клієнтів. Відстежуючи ці метрики з часом, ви можете визначити тенденції та приймати рішення на основі даних для оптимізації ваших стратегій продажів і маркетингу.

Також важливо забезпечити оновлення ваших діаграм в реальному часі, коли нові дані вводяться в систему. Таким чином, користувачі завжди мають доступ до найактуальнішої інформації і можуть приймати обґрунтовані рішення на основі актуальних даних.

Основні модулі та функції

Кожен бізнес унікальний. Тому функції, які вам потрібні в системі, також будуть унікальними. Проте більшість CRM мають спільні основні частини.

Управління контактами

Почніть з управління контактами. Це серце системи управління взаємовідносинами з клієнтами. Тут зберігається інформація про потенційних і існуючих клієнтів: імена, номери, електронні адреси, типи контрактів тощо. Ви взаємодієте з ними через CRM. Тому організуйте контакти чітко.

Відстеження лідів

Ліди — це потенційні клієнти. Ваша CRM повинна допомогти вам підтримувати їх до того моменту, коли вони готові до покупки. Відстежуйте джерела лідів, оцінюйте їх на основі інтересу та призначайте їх вашій команді продажів. Налаштуйте нагадування для подальших дій, щоб жодна можливість не була втрачена.

Управління угодами

Закриття угод — це кінцева мета. Ваша CRM повинна спростити процес продажів. Створіть етапи угод, від первинного контакту до закритої виграшної або програшної угоди. Відстежуйте значення угод, очікувані дати закриття та відповідальних членів команди. Аналізуйте ваш pipeline, щоб прогнозувати доходи та виявляти вузькі місця.

Автоматизація завдань

Повторювані завдання можуть забирати час у вашої команди. Автоматизуйте їх за допомогою вашої CRM. Відправляйте електронні листи для подальшого зв'язку, оновлюйте етапи угод і призначайте завдання на основі тригерів. Це звільнить вашу команду для зосередження на продажах та побудові відносин.

Звітність та аналітика

Дані — це сила. Ваша CRM повинна надавати інформацію про ваш бізнес. Ваша система повинна мати інформаційні панелі з ключовими показниками.

Ви повинні мати можливість бачити, скільки лідів, виграшів і програшів протягом часу. Середній розмір угоди та тривалість циклу продажів також є корисними. Виявляйте тенденції для оптимізації вашого процесу. Ідентифікуйте ваших найкращих виконавців і області для покращення. Використовуйте ці дані для прийняття обґрунтованих рішень та оптимізації вашого процесу продажів.

Продажний pipeline

Візуальний продажний pipeline — це зміна гри. Він дозволяє вам бачити, на якому етапі знаходиться кожна угода та які дії слід вжити далі. Ваша CRM повинна дозволити вам створювати індивідуальні етапи, встановлювати ймовірності та призначати завдання. Це допоможе вашій команді продажів зосередитися та залишатися на правильному шляху.

Мобільний доступ

Добре спроектована система повинна працювати безперешкодно як на мобільних, так і на настільних пристроях. Ваша команда продажів завжди в русі. Надихніть їх мобільним доступом до вашої CRM. Вони повинні мати можливість оновлювати угоди, переглядати інформацію про клієнтів та реєструвати дзвінки зі своїх смартфонів. Це забезпечить точність даних і дозволить всім бути на одній хвилі.

Наш досвід

TicketsBox

Нашій команді було поставлено завдання розробити CRM-систему, яка мала б стати комплексною платформою для продажу квитків на широкий спектр подій. Продукт повинен був вирішувати такі завдання:

• Створення та управління подіями.
• Управління квитками.
• Управління продажами.
• Підготовка різноманітних типів звітів.
• Інтеграція API для зовнішніх систем.
• Інтеграція платіжних сервісів.

В результаті наша команда зосередилася як на розробці CRM, так і на API. CRM-система дозволяє організаторам подій реєструватися, створювати особисті акаунти, створювати акаунти співробітників, вибирати майданчики з оновленими планами поверхів та проводити різноманітні заходи.

Читати кейс

Висновок

Розробка індивідуальної CRM-системи, адаптованої до потреб вашого бізнесу, може стати вирішальним фактором. Вона спрощує процеси, покращує взаємини з клієнтами та сприяє зростанню. Однак розробка CRM з нуля вимагає експертизи та ресурсів.

Співпрацюючи з Stfalcon для вашої розробки індивідуальної CRM, ви можете скористатися нашою експертизою та увагою до деталей. Не погоджуйтеся на загальне, готове рішення CRM. Інвестуйте в індивідуальну CRM, яка надає можливості вашій команді та підвищує рівень взаємин з клієнтами. Зв'яжіться з Stfalcon сьогодні, щоб обговорити ваш проект і зробити перший крок до адаптованої CRM-системи, яка просуватиме ваш бізнес вперед.

Ось більше деталей про те, як створити індивідуальну CRM.