Щоб залишатися конкурентоспроможними, усім бізнесам необхідно змінюватися в певний момент, чи то в управлінні, структурі, чи технологіях. Однак зміни можуть бути деструктивними та стресовими для співробітників. З хорошим планом управління змінами організації можуть досягти своїх цілей.
Насправді, 70% ініціатив зі зміни зазнають невдачі через опір співробітників або погане управління. Ви можете уникнути цього, створивши ефективний план управління змінами, щоб забезпечити плавний перехід.
У цьому блозі ми розглянемо, як розробити план управління змінами в програмному забезпеченні та навички, необхідні для успішних змін.
Що таке план управління змінами?
Управління змінами — це процес підготовки та супроводження організації через зміни. Він створює план для зменшення ризиків і опору, покращуючи комунікацію та впроваджуючи нові системи або процеси в довгостроковій перспективі.
Щоб створити план управління змінами, він має містити:
- Опис зміни
- Фон та контекст зміни
- Очікувані сфери впливу
- Ролі та обов'язки
- Необхідні ресурси та бюджет
- Таймлайн процесу зміни
- Цілі та кінцевий результат
План управління змінами — це детальна, покрокова стратегія для впровадження змін. Він забезпечує плавний перехід для окремих осіб та бізнесу.
Що таке управління змінами в проектах розробки програмного забезпечення?
Управління змінами в програмних проектах — це процес переходу від поточного стану до поліпшеного стану.
Ось простий приклад: ви керуєте складним програмним проектом, який йде гладко. Раптом зацікавлені сторони хочуть додати нове технологічне рішення, яке не було заплановано. Це змушує вас вносити великі зміни до вашого проекту.
Ось тут і допомагає управління змінами. Завдяки чітко визначеному процесу ви можете плавно перейти від поточного стану (до нових технологій) до майбутнього стану (з новими технологіями).
Процес управління змінами:
- Поточний стан
- Перехід
- Майбутній стан
Зміни в програмних проектах можуть відбуватися з різних причин, таких як:
- Зміна вимог до проекту
- Необхідно виправити помилки
- Члени команди йдуть
- Реорганізація компанії
- Зміна вимог ринку
- Необхідно покращити продуктивність проекту
Плануєте запуск цифрового продукту?
Розробляємо стабільні та масштабовані веб- і мобільні застосунки для бізнесу.
Аліна
Клієнт-менеджер
Чому управління змінами в програмних проектах є важливим?
Знання того, як створити план управління змінами, може бути вирішальним етапом у всьому процесі розробки проекту з кількох причин:
Це забезпечує контроль за змінами та їх ефективну комунікацію всім зацікавленим сторонам. Без цього проект може стати неорганізованим, що призводить до затримок, перевищення бюджету та поганої якості.
Це допомагає командам планувати, відстежувати та контролювати зміни, зменшуючи ризик розширення обсягу робіт та інших несподіванок.
Це дозволяє менеджерам проектів зосередитися на цілях проекту, забезпечуючи при цьому, щоб зміни відповідали бізнес-вимогам.
Розуміння різних процесів управління змінами
Ідея створення системи для управління змінами не є новою. У 1940-х роках психолог Курт Левін розробив трьохетапну модель для змін. У 1990-х роках компанії почали впроваджувати практики управління змінами.
Зміни — це універсальний досвід, що призводить до багатьох теорій та моделей. Хоча ці підходи різняться, більшість з них включає фази або етапи, через які проходять люди, коли стикаються зі змінами. Ось три популярні моделі, які ви можете обрати для управління змінами у вашому плані впровадження програмного забезпечення.
1. Модель ADKAR
- Позначає Awareness, Desire, Knowledge, Ability та Reinforcement.
- Зосереджується як на організації, так і на індивідуумах, які проходять через зміни.
2. Модель Кублера-Росса
- Використовує криву для відображення індивідуальних реакцій на зміни.
- Етапи: Заперечення, Розчарування, Депресія, Експериментація та Рішення.
- Допомагає організаціям планувати та управляти цими реакціями.
3. Крива управління змінами
- Базується на п’яти стадіях горя: Заперечення, Гнів, Торг, Депресія та Прийняття.
- Знайома та легка для адаптації до управління змінами.
Якщо ці моделі не відповідають вашим потребам, Upboard пропонує всебічний список підходів до управління змінами з інструментами та шаблонами, щоб допомогти вам розпочати.
Як створити план управління змінами
Ось кроки, які слід врахувати при створенні плану управління змінами. Щоб показати, як це працює, я використаю частини нашого власного процесу управління змінами програмного забезпечення RFP як приклад. Ці кроки можуть бути застосовані до будь-яких змін.
Визначте обсяг змін
Розпочніть свій план управління змінами, встановивши чіткі цілі. Визначте проблему або можливість, яку зміни вирішать, та визначте бажані результати.
Ось кілька порад, як чітко визначити свій обсяг:
- Зрозумійте зміни: Досліджуйте, які зміни потрібно внести та їхній вплив. Наприклад, якщо ви впроваджуєте нове програмне забезпечення, розумійте не лише, як воно працює, а й як вплине на поточні робочі процеси.
- Визначте цілі обізнаності: Включіть цілі щодо обізнаності працівників та їхнього прийняття змін.
- Визначте KPI: Встановіть вимірювані KPI для відстеження успіху вашого плану. Визначте, як ви будете вимірювати успіх, які показники потрібно покращити та яка базова лінія. Використовуйте показники, які відповідають контексту змін.
Створіть команду управління змінами
Щоб впровадити управління змінами в проектах розробки програмного забезпечення, важливо створити сильну команду управління змінами з необхідними ресурсами.
Ця команда повинна включати лідерів з різних відділів, таких як:
- Управління даними
- Управління ресурсами
- Управління витратами
- Управління цифровими активами
Розробіть план управління змінами
На цьому етапі особи, що приймають рішення, повинні підготувати детальний план управління змінами. Цей план має включати ключову інформацію, таку як вимоги, терміни, бюджет та очікувані результати. Також важливо окреслити способи виходу з змін, якщо це буде потрібно.
- Створіть список завдань: Складіть список дій, які потрібно виконати для досягнення ваших цілей. Це допоможе тримати вашу команду на правильному шляху та забезпечить легкий доступ до наступних кроків.
- Складіть графік: Призначте терміни виконання для кожного завдання та переконайтеся, що дедлайни дотримуються. Ваш план має обертатися навколо загального терміну проекту. Якщо завдання не можуть бути виконані до запуску, корегуйте їх терміни або пріоритизуйте їх за важливістю та досяжністю. Деякі завдання можуть бути виконані після запуску, якщо це необхідно.
Управління змінами може бути складним, тому використання інструментів управління проектами, таких як Asana або Trello, може допомогти організувати ваші плани та зберегти все в одному місці.
Пам'ятайте, що всі особи, що приймають рішення, повинні переглянути та затвердити цей план, тому обов'язково попросіть їх про затвердження!
Досліджуйте інструменти управління змінами
Управляти змінами в проектах розробки програмного забезпечення буде простіше з корисними інструментами.
Інструменти управління проектами
Інструменти управління проектами є необхідними для ефективних стратегій управління змінами. Ці інструменти допомагають лідерам змін і командам у плануванні, розподілі завдань та моніторингу прогресу. Вони забезпечують дотримання термінів та сприяють безперешкодній комунікації, підвищуючи ефективність та співпрацю команди.
Популярні варіанти, такі як Asana, Trello та Basecamp, пропонують функції, які спрощують управління завданнями та підтримують ефективні робочі процеси.
Інструменти адаптації користувачів
Інструменти адаптації користувачів спрощують введення нових працівників, технологій або процесів у вашій компанії. Ці платформи забезпечують швидке навчання та адаптацію, мінімізуючи час простою та максимізуючи продуктивність.
Інструменти залучення працівників та зворотного зв'язку
Інструменти залучення працівників та зворотного зв'язку сприяють відкритій комунікації під час організаційних змін. Вони надають можливість працівникам ділитися ідеями та занепокоєннями, формуючи культуру, де кожен голос має значення. Цей зворотний зв'язок надає цінні інсайти для ухвалення обґрунтованих рішень, що приносить користь як працівникам, так і організації.
Аналітичні інструменти та вимірювання продуктивності
Аналітичні інструменти та вимірювання продуктивності є критично важливими для оцінки успіху ініціатив змін. Вони надають всебічні інсайти щодо впливу та ефективності ваших стратегій, що дозволяє ухвалювати рішення на основі даних та забезпечувати постійне вдосконалення.
Вибір правильного інструменту
Перед вибором інструменту оцініть конкретні потреби вашої організації, враховуючи такі фактори, як розмір бізнесу, тип змін, бюджет, ІТ-інфраструктуру та поточні виклики. Цей підхід забезпечить управління змінами в розробці програмного забезпечення за допомогою правильного інструменту.
Плани управління змінами: кращі практики
Коли Berkeley розробляли свій процес управління змінами, вони врахували всі аспекти. Їхній набір інструментів включає приклад плану управління змінами, діаграми, визначення, оцінку ризиків та більше. Якщо вам потрібен повний набір документів з управління змінами, це ідеальний ресурс.
Шаблон плану управління змінами Центру контролю захворювань (CDC)
Шаблон плану управління змінами CDC пропонує чіткі та детальні інструкції для використання. Він визначає мету плану, описує процес затвердження змін та надає посилання на додаткові ресурси та документи.
Зміни неминучі, і без плану вони можуть бути руйнівними та стресовими. Однак добре продуманий план управління змінами приносить організацію та структуру, забезпечуючи успішні результати.
Зрештою, управління змінами надає можливість людям приймати трансформацію. З цим посібником, разом із практикою та трохи удачі, ви будете на шляху до успіху.
Приклад плану управління змінами Insync Supply Chain Management
Фахівці з управління ланцюгами постачання добре знають, як справлятися зі змінами. Insync Supply Chain Management зосереджується на операційних та стратегіях управління змінами в секторі. Їхній приклад плану управління змінами включає всі необхідні компоненти.
Шаблон управління змінами Вірджинійської агенції інформаційних технологій (VITA)
Якщо ви турбуєтеся про відсутні елементи у вашому плані управління змінами, рекомендую ознайомитися з цим шаблоном від VITA. Він надає чіткі інструкції та всебічний список факторів, які слід врахувати під час розробки вашого плану.
MyPM спеціалізується на послугах з підготовки пропозицій та консалтингу з управління проектами для комерційного та державного секторів, активно займаючись змінами. Вони надають комплексний шаблон плану управління змінами, який проводить через всі основні компоненти. Цей шаблон охоплює все, починаючи від визначення змін до оцінки ризиків, слугуючи надійною основою для налаштування.
Висновок
Невідкладні зміни є неминучими в будь-якому великомасштабному проекті. Хоча ви не можете їх запобігти, ви безумовно можете бути готовими.
Ось чому важливо реалізувати чітку стратегію управління змінами з самого початку вашого проекту. Цей підхід забезпечує, що будь-які виклики, які виникають під час життєвого циклу проекту, не зірвуть ваш прогрес.
Якщо ви шукаєте експертів для управління складними проектами, ви потрапили за адресою. Напишіть нам і давайте досягнемо успіху разом!
Тепер, коли ви знаєте, як розробити план управління змінами для вашої організації, давайте перейдемо до розділу запитань та відповідей.
Запитання та відповіді про розробку плану управління змінами програмного забезпечення
Що таке план управління змінами програмного забезпечення?
Управління змінами в розробці програмного забезпечення є важливим для відстеження та управління змінами артефактів, таких як код і вимоги, забезпечуючи ефективну розробку застосунків.
Які ключові компоненти плану управління змінами програмного забезпечення?
Ось спрощені версії кожного пункту: документування ваших змін, розуміння причин змін, оцінка фінансових вигод, вибір підходу до впровадження, отримання підтримки для змін, інтеграція управління ризиками та ефективна оцінка змін.
Хто відповідає за план управління змінами програмного забезпечення?
Агент змін контролює щоденний процес управління змінами та його впровадження, включаючи координацію різних необхідних робочих потоків. Цю роль зазвичай виконує ваш керівник або іноді генеральний директор.
