22 листопада 2022

5 фаз життєвого циклу управління проєктами, які вам потрібно знати

Ефективне управління проєктами може зменшити нераціональне використання ресурсів та коштів. Ось чому розуміння життєвого циклу управління проєктами має вирішальне значення, незалежно від того, чи працюєте ви над невеликим проєктом, чи над масштабним завданням, що має велике корпоративне значення.

Ознайомтеся з п’ятьма ключовими етапами управління проєктом, які допоможуть вам оптимізувати наступний проєкт і дозволять вашій команді працювати над добре організованим планом у процесі розробки.

Огляд етапів управління проєктом

Управління проєктами - це процес планування, виконання та моніторингу комплексу завдань для досягнення цілей у межах бюджету та у встановлені терміни.

Методологію управління проєктами часто неправильно розуміють. Багато професіоналів вважають це управлінням тривалістю проєкту, але насправді це набагато більше. На щастя, ми зібрали простий посібник із 5 фаз життєвого циклу управління проєктами.

Чому важливо знати ці п’ять етапів? Розуміння етапів управління проєктом допоможе вам реалізувати ефективніші внутрішні процеси за допомогою програмного забезпечення для керування проєктами.

Фази управління проєктом — це життєвий цикл процесу розробки. Розуміння цього циклу дає змогу впроваджувати ефективніші внутрішні процеси та краще керувати командами за допомогою програмного забезпечення. Отже, відповідно до моделі, запропонованої Інститутом управління проєктами (PMI), 5 фаз життєвий цикл управління проєктами:

1. Ініціація

2. Планування

3. Виконання

4. Продуктивність і контроль

5. Закриття проєкту

Хоч це може здатися банальним, насправді кожен етап є важливою частиною організаційної структури та обов’язковим орієнтиром для налагодження системної роботи в проєкті. Ми опишемо, як працювати над кожним із них.

Які різні етапи проєкту?

Збір знань з управління проєктами, (PMBOK), розглядає 5 фаз життєвого циклу управління проєктами також посилається на п’ять вищезазначених етапів.

Як правило, фази життєвого циклу управління проєктом проходять послідовно, одна за одною. Незважаючи на свою універсальність, ця структура є умовною класифікацією; п'ять етапів можна змінити, якщо необхідно. Якщо під час реалізації виникають зміни, ви завжди можете повернутися до етапу планування, щоб скоригувати роботу проектної команди в майбутньому.

Тепер давайте розглянемо кожну фазу життєвого циклу окремо.

1 етап проєкту: концепція та початок

Початковий етап означає початок роботи над концепцією. Для початку визначте, яке завдання стоїть перед командою і чи допоможе ваша ідея вирішити проблему. Якщо відповідь ствердна, приступайте до написання концепції та бізнес-кейсу, а також до пошуку партнерів.

Початковий етап включає багато обговорень, досліджень та аналізу. Коли ви зустрічаєтеся з потенційними партнерами, дізнайтеся, що їх цікавить, які проєкти вони мали в минулому і чого вони очікують від майбутнього. Тут стоїть завдання визначити цілі, реалізація яких призведе до очікуваного результату.

Вам необхідно створити статут проєкту. Важливо зафіксувати тези та домовленості в статуті проєкту. Статут - це короткий документ, який описує проєкт. Це необхідна складова планування. Він використовується протягом усього життєвого циклу проєкту та допомагає вирішити всі проблеми в робочому процесі.

Статут проєкту містить таку інформацію:

- Мета та місія

- Переваги проєкту

- Можливі ризики

- Запланований бюджет і графік

- Ключові партнери/зацікавлені сторони

- Загальний огляд бюджету

2 етап проєкту: Планування проєкту

Після підписання документів і погодження умов зацікавленими сторонами настає етап планування проєкту. Тепер керівник проєкту створює детальну дорожню карту. Кожен член команди може переглядати його на будь-якому етапі робочого процесу. Документ містить деталі та цілі, які відповідають очікуванням сторін.

На етапі планування проєкту вам потрібно розділити робочий процес на менші завдання, призначити ролі для успішного керування командою, розробити покрокову послідовність завдань і встановити кінцеві терміни. Щоб збільшити шанси на успіх, важливо переконатися, що план проєкту містить усю необхідну інформацію.

Діаграма Ганта допоможе вам пройти всі етапи життєвого циклу. Це чудовий інструмент для створення та керування дорожньою картою. За допомогою діаграми Ганта ви також можете:

- Створення залежностей і віх

- Відстежуйте робоче навантаження кожного члена команди

- Взаємодіяти з командою

- Створення звітів

- Експорт файлів у популярні формати

- Робота з портфоліо проєктів

- Діліться діаграмами

- Створюйте робочі та особисті календарі та багато іншого

Після того, як графік буде готовий, обов’язки розподіляються, і коли ви визначите можливі ризики та попередите їх, коли бюджет запланований, настав час зустрічі.

Під час зустрічі керівник презентує проєкт і його цілі, обговорює з командою найважливіші етапи плану проєкту, зустрічі з поширеними запитаннями та представляє інструменти, які використовуватимуться в процесі розробки. Члени команди повинні чітко розуміти процес планування та його впровадження.

Рекомендується надати команді доступ до плану проєкту. Таким чином, учасники будуть знати про всі зміни в робочому процесі.

3 етап проєкту: запуск або виконання

Після схвалення проєкту, коли команда готова розпочати, настає час етапу виконання.

Завдання PM на етапі виконання — контролювати запуск роботи всіх відділів і стежити, щоб усі зрозуміли роботу.

4 етап проєкту: Ефективність проєкту та контроль

Ця фаза зазвичай збігається з фазою ініціації. Керівник повинен переконатися, що члени команди дотримуються плану.

На цій фазі життєвого циклу керівник проєкту має контролювати ресурси та терміни. Він або вона координує команди та вносить зміни до плану проєкту в разі несподіваних обставин.

Це абсолютно нормально вносити зміни в план на етапі контролю. Гнучкість – це ключ, тому що чим швидше буде виявлено проблему, тим швидше її буде вирішено. Слід пам'ятати, що всі нововведення в плані необхідно узгоджувати з клієнтом.

Проводьте проміжні зустрічі з командою. На зустрічах PM збирає відгуки від учасників проєкту та обговорює коригування. Крім того, обговорення спірних проблем призводить до більш ефективних рішень.

5 етап проєкту: закриття

Етап закриття є останньою стадією фаз життєвого циклу управління проєктом, що означає його офіційне завершення. Але не переходьте відразу до наступного завдання. Вам потрібно залишити приємне враження від роботи команди:

- Залиште проєкт разом із документами клієнту або команді, яка керуватиме ним у майбутньому.

- Робота над помилками. На останній зустрічі команда дізнається про успіхи та невдачі проєкту.

- Повідомити про результати. Успіх проєкту має бути видимим для клієнтів і керівників, які зацікавлені в результатах членів команди.

- Розмістити документацію в централізованому сховищі. У майбутньому доступ до нього має бути легким.

Проєкт офіційно завершено.

Як етап відкриття сприяє ефективному управлінню проєктом

Може здатися, що фаза виявлення потрібна лише під час розробки проєкту з незрозумілим вимоги. Насправді існує кілька факторів.

1. Етап відкриття дає краще розуміння бізнес-вимог - коли обсяг недостатньо зрозумілий, але клієнт вимагає: оцінити проєкт, «підписатися» на фіксовану ціну, почати роботу якомога швидше, щоб вкластися в терміни, розробити технічну сторону рішення.

2. Цей етап дуже важливий, коли рамки зрозумілі, але невідомо, що клієнт вже має з точки зору використовуваних систем та інфраструктури. Одна справа – розробити проєкт з нуля, а інша – вдосконалити існуючий, інтегруючи зовнішні системи попутно.

Етап виявлення допоможе визначити, чи є сенс у вдосконаленні, скільки воно може коштувати і скільки часу займе. На практиці були приклади, коли клієнти просто хотіли зрозуміти, чи зможуть вони продовжувати використовувати свою систему, чи буде простіше переписати її з нуля.

3. Етап виявлення дає змогу уточнити вже розроблені вимоги до рівня, який дозволить групі інженерів розпочати розробку: тобто отримати резерв на рівні історій користувачів і більше деталей.

Щоб повністю розробити фазу Discovery, у ній має брати участь команда, що складається з досвідченого керівника менеджерів, бізнес-аналітика, архітектора, розробників і консультанта з інтерфейсу користувача та UX.

PМ, як правило, присутній з першого по останній день Discovery, оскільки він спілкується з клієнтом і складає пропозицію. Бізнес-аналітик потрібен для вивчення вимог і підготовки документації, тому також зазвичай присутній на проєкті з першого до останнього дня.

Розробники найчастіше беруть участь у фазі оцінки, а також у створенні прототипу. За потреби в Discovery беруть участь архітектор і фахівець з інтерфейсу користувача/UX.

Роль проєкт-менеджера в Discovery двояка: з одного боку, він, як спеціаліст з управління проєктами, займається всім, що стосується підготовки «основного» плану проєкту та підготовки документації. З іншого боку, він координує сам проєкт Discovery, фасилітує основні зустрічі та керує командою Discovery.

Висновок

Серце проєкту починає битися на першому етапі ініціації. Етапи проєкту базуються на наукових знаннях, методології та досвіді.

Коротко: основні фази життєвого циклу управління проєктами

- Ініціація – початок роботи. Керівництво вирішує організаційні питання, складає плани, документує основні моменти.

Планування – керівник використовує обрану методологію та формулює конкретні цілі. За потреби він або вона використовує додаткові інструменти та запроваджує метрики для оцінки ефективності команди.

Виконання – виконавці працюють над завданнями, а керівник стежить за дотриманням графіка.

Ефективність і контроль – менеджер записує досягнення та порівнює їх із вихідними цілями та KPI.

Завершення – команда проводить останню зустріч із замовниками, робить висновки та остаточний проєкт.

Менеджери проєктів повинні вміти керувати ресурсами, щоб завершити конкретний проєкт вчасно, у межах бюджету та без порушення специфікацій, а підхід Discovery допоможе в цьому. Менеджер проєкту є сполучною ланкою між організацією та замовником і повинен уміти поєднувати очікування замовника з тим, що можна і потрібно зробити.

Stfalcon — це команда досвідчених розробників програмного забезпечення, дизайнерів, бізнес-аналітиків , та менеджери проєктів, які можуть втілити вашу ідею в реальність. Якщо ви хочете отримати найкраще програмне рішення, просто зателефонуйте або напишіть нам. Давайте працювати разом!

Про автора

Віталій — менеджер проєктів із великими знаннями та досвідом у сферах, які важливі для успіху проєкту. Він має досвід координації низки великомасштабних проєктів від ідеї до впровадження. Зараз він працює з командою Stfalcon.

Тепер, коли ви знаєте 5 фаз життєвого циклу управління проєктами, вдосконаліть свою ідею за допомогою нашої всеосяжної технічної довідки «Як визначити пріоритети свого часу». Отримайте експертну інформацію щодо прийняття стратегічних рішень, ефективності покращення та підвищення продуктивності.