Як побудувати власну систему управління запасами

Створення системи управління запасами допомагає компаніям покращити їхнє управління. Вона контролює рівні, знижує витрати та запобігає нестачі або надлишкам товарів. Якщо ви технологічно підкований рітейлер, який не хоче використовувати стороннє програмне забезпечення, ви можете створити просту систему для допомоги у ваших операціях з постачанням.

У цьому блозі ми покажемо, як розробити програмне забезпечення для управління запасами.

Що таке система управління запасами?

Система управління запасами відстежує товари протягом всього ланцюга постачання, від закупівлі до виробництва та продажу. Вона допомагає вам ефективно управляти товарами та підтримувати здорові маржі.

Якщо у вас багато продуктів, ефективна система є необхідною. Компаніям, що працюють з фізичними товарами, потрібен спосіб управління запасами.

Для деяких достатньо таблиці Excel або Google Sheets. Проте багато хто віддає перевагу спеціалізованому програмному забезпеченню для підвищення ефективності та зниження витрат.

Найкраща система для вашого бізнесу залежить від його розміру, складності та потреб.

Типи систем управління запасами

Створення індивідуальної системи пропонує багато можливостей для задоволення всіх ваших бізнес-потреб. Корисно розглянути два основні типи систем, щоб зрозуміти їх використання.

Системи загального призначення

1. Програмне забезпечення для управління запасами на замовлення

• Допомагає створювати унікальні рішення, адаптовані до специфічних потреб бізнесу.
• Функції: контроль, управління товарами, управління замовленнями, управління постачальниками, аналітика та управління базами даних.

Плануєте запуск цифрового продукту?

Розробляємо стабільні та масштабовані веб- і мобільні застосунки для бізнесу.

напишіть нам

Аліна

Клієнт-менеджер

2. Програмне забезпечення для бази даних запасів

• Централізований репозиторій для всіх даних.
• Типи: таблиці (Google Sheets, Excel), програми бази даних (LibreOffice Base, Microsoft Access) та індивідуальне програмне забезпечення для бази даних.
• Ключові особливості: зберігання даних, навігація, управління базами даних, контроль та розширена аналітика.

3. Система автоматизації запасів

• Автоматизує оцінку, аудит, рівні, місцезнаходження, замовлення та продаж.
• Ідеально підходить для великих підприємств зі складними запасами.
• Елементи планування: планування, управління SKU, замовлення, калькуляція, резервування, контроль, індивідуальні замовлення, оптимізація, зворотна логістика та аналіз.

4. Програмне забезпечення для контролю запасів

• Моніторинг вартості, рівнів та обсягу запасів.
• Швидке знаходження товарів та надсилання сповіщень про поповнення.
• Функції: управління базою даних, контроль, управління товарами, відстеження, управління замовленнями, аналітика та звітність.

5. Програмне забезпечення для обліку запасів

• Швидше та точніше підраховує запаси за допомогою сканерів штрих-кодів/QR-кодів, RFID-пристроїв та комп'ютерного зору.
• Варіанти використання: склади, торгові точки та виробництво.
• Ключові функції: автоматизація підрахунку, контроль, поповнення, звірка, валідація та звітність.

6. Оптимізація

• Балансування рівнів запасів, щоб уникнути надмірного запасу або нестачі.
• Ключові функції: аналіз попиту, розрахунок запасу безпеки, аналіз даних, управління моделями оптимізації, аналіз витрат та прескриптивна аналітика.

Індустріальні рішення для обліку запасів

При створенні простої системи корисно звернути увагу на приклади з різних галузей та їх специфічні потреби:

1. Роздрібне рішення:

• Використовується роздрібними торговцями для управління кількома каналами та локаціями (склади, магазини, інтернет-магазини).
• Функції: інтеграція з точками продажу, сканування штрих-кодів, програми лояльності для клієнтів, відстеження продажів через усі канали та штучний інтелект.

2. Системи обліку запасів у виробництві:

• Використовуються виробниками для планування та контролю виробництва та розподілу.
• Функції: комплектування та складання, контроль якості, управління виробничими замовленнями, специфікація матеріалів.

3. Рішення для обліку запасів у сфері охорони здоров'я:

• Допомагає постачальникам медичних послуг управляти ліками, обладнанням та запасами.
• Функції: відстеження термінів придатності, дотримання нормативних вимог, відстеження номерів партій та серійних номерів.

Кожна система розроблена з функціями, адаптованими до специфічних потреб своєї галузі.

Обов'язкові функції управління запасами

Знання про те, як створити просту систему управління запасами, починається з основних функцій, які забезпечують безперебійну роботу бізнесу. Ці функції включають:

• Сканер штрих-кодів. Читає штрих-коди продуктів для швидкого введення деталей, таких як інформація про продукт та ціна. Це прискорює такі процеси, як прийом, упаковка, підбір і відправка, водночас зменшуючи кількість помилок.
• Звітність. Генерує звіти та графіки на основі даних про запаси, допомагаючи моніторити та оцінювати ефективність запасів, обіг, вартість та тенденції продажів.
• Прогнозування. Допомагає передбачити та спланувати майбутні потреби, забезпечуючи наявність необхідних запасів у потрібний час.
• Бухгалтерія. Відстежує фінансові дані, такі як ціни, валовий прибуток та звіти про доходи. Це допомагає дотримуватися бюджету та використовувати методи оцінки, такі як FIFO, LIFO та середня вартість.
• Інтеграція з POS. Це підключає ваше рішення до вашої системи POS, оновлюючи дані в реальному часі щоразу, коли здійснюються продажі в фізичних магазинах.
• Сповіщення про запаси. Надсилає автоматичні сповіщення про низький або високий рівень запасів, терміни придатності продуктів, очікуючі замовлення та прострочені відправлення. Це допомагає вам бути в курсі стану.
• Автоматичне повторне замовлення. Це забезпечує своєчасне поповнення запасів без втручання людини, підтримуючи оптимальний рівень запасів.
• Логістика. Допомагає управляти розподілом та доставкою запасів, оптимізуючи потік товарів через різні канали та локації.

Плюси та мінуси створення кастомізованої системи управління запасами

Інвестування в розробку програмного забезпечення для управління запасами може суттєво вигідно вплинути на ваш бізнес.

Плюси

• Інтеграція. Легко підключається до іншого програмного забезпечення, яке ви використовуєте, такого як платформи електронної комерції, бухгалтерське програмне забезпечення або системи точок продажу. Це забезпечує плавний обмін даними в вашому бізнесі.
• Гнучкість і масштабованість. Кастомізоване рішення може змінюватися відповідно до потреб вашого бізнесу. Воно також може зростати разом з вашим бізнесом, обробляючи більше товарів та складніші процеси.
• Підвищена ефективність. Кастомізація зменшує ручну працю та помилки, економлячи час і гроші, та роблячи ваш бізнес більш ефективним.
• Краще управління даними. Індивідуальна система допомагає вам управляти та аналізувати дані про запаси, надаючи інформацію для кращих рішень.
• Покращене обслуговування клієнтів. Це означає швидші часи реагування та точне виконання замовлень, що призводить до задоволення клієнтів.

Мінуси

• Вартість. Створення кастомізованої системи управління запасами може вимагати значних витрат. Включаючи витрати на найм фахівців з фронтенд та бекенд розробки для її створення та підтримки. Постійні оновлення та підтримка ще більше збільшують фінансові зобов'язання.

Додаткові ресурси. Впровадження такої системи може вимагати ретельного навчання для вашого персоналу. Вони повинні ефективно орієнтуватися в її унікальних функціях та робочих процесах.

Технічні виклики. Без досвідчених інженерів кастомізоване програмне забезпечення може мати технічні проблеми. Проблеми сумісності або помилки в дизайні можуть вплинути на надійність системи.

Як створити систему управління запасами за 8 кроків

Нарешті, давайте поговоримо про те, як створити програмне забезпечення для управління запасами. Які найкращі практики? З нашого досвіду, ось ключові кроки.

Розробіть архітектуру та дизайн системи

Знати, як створити просте програмне забезпечення для управління запасами, починається з визначення необхідних функцій. Це може бути відстеження товарів, управління замовленнями та генерація звітів. Подумайте про те, як система може розвиватися та з'єднуватися з іншими інструментами в майбутньому.

Виберіть трискладову структуру для системи. Одна частина для інтерфейсу користувача (UI), інша для бізнес-логіки, а третя для бази даних. Для більших систем ви можете розділити її на менші, пов'язані сервіси.

Спроектуйте базу даних з таблицями для продуктів, категорій, постачальників, замовлень та користувачів. Переконайтеся, що таблиці правильно пов'язані, наприклад, зв'язуючи продукти з їхніми категоріями.

Сплануйте інтерфейс користувача з простими та зрозумілими екранами для інформаційних панелей, списків запасів та форм замовлень. Переконайтеся, що навігація є простою.

Визначте правила для того, як система буде управляти рівнями запасів, обробляти замовлення та створювати звіти. Забезпечте точність даних, наприклад, не дозволяючи негативні рівні запасів.

Створіть технологічний стек

Створення технологічного стеку означає вибір технологій та інструментів для побудови та запуску рішення. Це включає:

• Мови програмування (такі як Python, C#, Java, PHP, Swift)
• Бази даних
• Платформи
• Фреймворки
• Бібліотеки

Ваш технологічний стек залежить від потреб і цілей вашої системи, бюджету та термінів. Також важливо враховувати, наскільки добре обрані вами технології працюватимуть з іншими системами або сервісами, які ви можете використовувати або з якими можете з'єднуватися.

Налаштування інтерфейсу користувача (UI)

Наступний крок — налаштувати інтерфейс користувача (UI) на основі зв'язків, створених у базі даних.

Ваш UI має бути простим та інтуїтивно зрозумілим. Цей інтерфейс покликаний допомогти користувачам легко орієнтуватися в основних функціях. Наприклад, відстеження, управління замовленнями та підтримка користувачів, які можуть входити з різних місць.

Уникайте ускладнення UI. Простий інтерфейс може вплинути на досвід користувачів, призводячи до ясності та скарг. Залишайте його чистим, зрозумілим та зручним для користувачів, щоб забезпечити можливість виконання їхніх завдань.

Інтеграція програмного забезпечення з іншими системами

Наступний крок — інтегрувати ваше програмне забезпечення з іншими системами. Це можуть бути продажі, бухгалтерія, логістика та закупівлі. Це забезпечує актуальність та узгодженість усіх ваших даних у цих сервісах.

Наприклад, коли здійснюється продаж, система продажів автоматично оновлює ваші рівні запасів. Зв'язок з бухгалтерським програмним забезпеченням допомагає підтримувати точність фінансових записів. Інтеграція з логістикою покращує відстеження та доставку. Інтеграція з закупівлями автоматизує повторне замовлення, коли запаси низькі, що є важливою перевагою розробки застосунків для управління запасами.

Міграція даних про запаси

Міграція даних для системи управління запасами передбачає перенесення вашої наявної інформації на нове програмне забезпечення. Ось як:

По-перше, очистіть свої дані, щоб забезпечити точність, видаливши дублікати та застарілі записи.

Наступним кроком експортуйте свої дані у файл CSV або Excel з вашої поточної системи. Підготуйте нове програмне забезпечення, переконавшись, що воно готове приймати дані та що поля співпадають. Імпортуйте файл у нову систему за допомогою її інструментів, забезпечуючи правильне відображення даних. Перевірте перенесення, перевіряючи на наявність помилок або відсутніх записів, використовуючи звіти або ручні перевірки.

Управління замовленнями на покупку

Управління замовленнями на закупівлю в розробці кастомізованого рішення для управління запасами включає створення, відстеження та управління. Ключові функції включають:

• Генерацію замовлень на закупівлю на основі рівнів запасів.
• Відправлення замовлень постачальникам.
• Відстеження статусів замовлень.
• Прийом та оновлення запасів після доставки.
• Інтеграцію з бухгалтерією для безперебійних фінансових операцій.
• Ефективне управління замовленнями спрощує процес закупівлі, зменшує помилки та оптимізує рівні запасів.

Проведення навчання користувачів

Щоб ваше кастомізоване програмне забезпечення для управління запасами використовувалося ефективно, інвестуйте час та ресурси в навчання ваших користувачів. Надайте чіткі та всебічні навчальні матеріали та сесії про те, як отримати доступ до системи, орієнтуватися в ній, виконувати різні завдання, усувати проблеми тощо. Ви можете використовувати посібники, відео, семінари та вебінари для проведення цього навчання. Це допоможе користувачам максимально зрозуміти та використовувати програмне забезпечення, що призведе до покращення оперативної ефективності.

Створення служби підтримки

Надання постійної підтримки та обслуговування вашої системи управління запасами є надзвичайно важливим. Це забезпечує безперебійну роботу та швидке вирішення будь-яких проблем. Регулярне обслуговування включає оновлення програмного забезпечення, виправлення помилок та реагування на запити користувачів. Ефективно підтримуючи вашу систему, ви можете максимізувати її ефективність.

Витрати на розробку системи управління запасами

На вартість розробки системи управління запасами впливають кілька факторів.

1. Тип системи. Чи є це рішення лише програмним, чи включає апаратні компоненти.

2. Функції. Кількість і складність функцій, таких як відстеження, звітність тощо.

3. Ролі користувачів. Складність ролей користувачів і налаштувань дозволів.

4. Дизайн UX/UI. Унікальність і складність інтерфейсу та досвіду користувача.

5. Міграція даних. Якщо є потреба в міграції даних з існуючих систем.

6. Інтеграції. Обсяг і складність інтеграції з іншими системами.

7. Вимоги до продуктивності. Включаючи доступність, безпеку, масштабованість та потреби в продуктивності.

8. Модель розробки. Модель залучення ресурсів та склад команди, обрані для розробки.

Розробка системи управління запасами зазвичай коштує від 80 000 до 350 000 доларів. Вартість залежить від складності, функцій, інтеграції з іншими системами та налаштування. Витрати більше часто призводять до кращого, більш кастомізованого рішення.

Чому варто розробити програмне забезпечення для управління запасами з Stfalcon

Контроль над вашою системою є вирішальним для успішного бізнесу. Однак управління нею може бути важким і вимагати багато часу.

Компанія Stfalcon, що займається розробкою програмного забезпечення для управління запасами, пропонує кілька переваг. Ми маємо експертизу в розробці кастомізованих програмних рішень, включаючи надійні системи управління. Stfalcon може адаптувати програмне забезпечення відповідно до ваших конкретних потреб бізнесу. Ми акцентуємо увагу на забезпеченні якості через ретельне тестування, надаючи надійне та високоефективне програмне забезпечення.

Stfalcon надає постійну підтримку та обслуговування, щоб забезпечити безперебійну роботу вашого програмного забезпечення з часом. Ми слідкуємо за останніми технологіями та тенденціями. Також впроваджуємо інноваційні функції у ваше програмне рішення.

Stfalcon отримав нагороду Clutch 1000 у 2023 році за орієнтованість на клієнта, професійну експертизу та успішний досвід у створенні цінних продуктів. Також TÜV NORD CERT GmbH офіційно сертифікував, що компанія Stfalcon з розробки веб- і мобільних застосунків використовує систему управління, що відповідає вимогам ISO 9001:2015.

Вибір Stfalcon гарантує вам індивідуальне, надійне та сучасне рішення для управління запасами, що відповідає потребам вашого бізнесу.

Висновок

Ми дослідили, як створити програмне забезпечення для управління. Ми заглибилися у розробку основних компонентів, функцій та найкращих практик для застосунків управління запасами. Цей процес доступний будь-якому бізнесу і пропонує численні переваги, особливо для тих, чия діяльність значно виграє від оптимізації контролю. Завдяки впровадженню індивідуального програмного забезпечення для управління запасами, компанії можуть підвищити ефективність, зменшити кількість помилок, покращити прийняття рішень з використанням даних в реальному часі та врешті-решт оптимізувати свої загальні процеси управління. Якщо ви зацікавлені у створенні індивідуального рішення, напишіть нам сьогодні!

Ось відповіді на поширені запитання про те, як створити систему управління запасами.