Нова Пошта автоматизує планування змін у 13 000 поштових відділеннях
Рішення
Розумна система для планування змін і прогнозування чисельності персоналу
Тісно співпрацюючи з командою Нової Пошти та дотримуючись їхніх вимог, ми створили Nova Headcount — розумну платформу для планування персоналу, спеціально розроблену для поштового гіганта, який керує понад 13 тис. відділень. Те, що раніше було ручним процесом у Excel, перетворилося на ефективну систему, яка прогнозує навантаження та створює графіки змін за лічені хвилини.
Процес
Як ми допомогли Новій Пошті створити систему планування персоналу, яка автоматизує 99% ручної роботи
Раніше менеджери покладалися на інтуїцію та ручні процеси для планування змін, що робило систему дуже залежною від індивідуального досвіду. Але коли Нова Пошта запропонувала ідею вдосконалення цього процесу, Stfalcon долучився, щоб допомогти автоматизувати процес планування змін, підвищивши ефективність найбільшої поштової служби України.
За рік тісної співпраці ми запустили першу версію автоматизованого рішення, яке генерувало точні плани комплектації персоналу, усуваючи необхідність вгадувати. Протягом наступного року, керуючись баченням Нової Пошти, ми додали спеціалізовані модулі для складських і доставкових команд, увімкнули розрахунки в реальному часі та розширили систему на відділення по всій Україні.
Ось як ми оцифрували процес, який раніше існував виключно в таблицях і думках менеджерів.
Разом із Новою Поштою ми розшифрували наявні формули, щоб зрозуміти логіку
Щоб замінити інтуїцію даними, ми спочатку провели зворотне проєктування. Ми взяли таблиці Excel Нової Пошти, розібрали шаблони розрахунку змін і зрозуміли, як команди приймали рішення. Потім ми перетворили це на структуровані алгоритми. Дані надходили звідусіль: файли, внутрішні бази даних і ручні введення. Але щойно ми розкрили приховану логіку системи, ми почали створювати власну.
Ми створили основну систему, яка розраховує графіки змін
Щойно логіка стала зрозумілою, ми розробили ядро системи, дотримуючись вимог Нової Пошти. Протягом першого року ми створили основну систему, яка могла задовольнити їхні основні потреби в плануванні, розраховуючи графіки змін для тисяч співробітників по всій країні.
Користувачі просто обирали місто, поштове відділення та цільові години. Система робила решту: оцінки продуктивності, навантаження на зміни, чисельність персоналу та робочі години. За лаштунками вона використовувала історичні дані та адаптувала розрахунки до унікального ритму кожного відділення.
Наші розробники додали розрахунки для нестандартних випадків
Коли система була готова, ми почали її масштабувати, додаючи більше коефіцієнтів. Адміністратори тепер могли налаштовувати конкретні формули для кожного поштового відділення окремо — це було важливим оновленням для нестандартних випадків.
Наприклад, деякі поштові відділення в маленьких селах мали обмежені робочі години через низький трафік. Інші, особливо у великих містах або поблизу автомагістралей, працювали довші зміни та потребували більше персоналу. Ми подбали, щоб кожен графік можна було вручну налаштувати відповідно до локального навантаження та годин роботи.
Нова Пошта впровадила систему в 13 208 відділень. Ми скоротили планування змін до хвилин
Коли система була готова, Нова Пошта взяла на себе ініціативу з тестування. Завдяки багаторічному досвіду роботи з Excel їхня команда точно знала, які результати очікувати, і допомогла нам перевірити кожну формулу.
Ми запустили інструмент одразу для всіх 13 208 поштових відділень, що супроводжувалося певними викликами. Наприклад, обробка великих обсягів даних могла займати понад 6 годин. Щоб прискорити цей процес, наші бекенд-розробники оптимізували систему, розділивши дані та вдосконаливши архітектуру.
Сьогодні система працює безперебійно в реальному часі. Більшість розрахунків займає лише кілька хвилин, а навіть найбільші набори даних, що охоплюють усі 13 тис.+ поштових відділень, обробляються менш ніж за 4 години.
Наступний етап: планування змін для доставки та складів
Після випуску системи планування змін для поштових відділень ми продовжили слідувати баченню Нової Пошти та розширили систему спеціалізованим модулем для служб доставки, вбудованим безпосередньо в основну платформу. Розроблений спеціально для кур'єрів, цей інструмент розраховує трафік, обсяги доставки, навантаження за міськими районами та пов'язані з доставкою витрати.
Тепер система підтримує планування робочої сили по всій компанії, обслуговуючи 38 тис. співробітників із точними графіками.
Результат
Автоматизована система, яка скорочує час планування змін до хвилин замість годин
Індивідуальне рішення, розроблене у тісній співпраці з Новою Поштою, покращило планування робочої сили компанії. Більше немає таблиць Excel, усе розраховується в одному місці з швидким налаштуванням формул для нестандартних графіків. Успіх системи не залишився непоміченим. У 2024 році вона отримала нагороду HR Brand Award, найвище визнання в Україні за найуспішніші проєкти з управління персоналом.
- Розумна, точна система, яка об'єднує дані з 13 тис.+ поштових відділень по всій країні.
- Автоматичні розрахунки чисельності персоналу, які адаптуються до місцевих графіків.
- Оновлення в реальному часі, які синхронізують чисельність персоналу з щоденним попитом.
- Рутинні розрахунки виконуються за хвилини, найбільший набір даних обробляється менш ніж за 4 години.
- Одна система керує графіками для всіх, від кур'єрів до менеджерів.
Андрій Данилик
Директор з продуктів у Nova Digital
Потрібне рішення, як у Нової Пошти?
Співпрацюйте з нами, щоб трансформувати ваші операції, як ми це зробили для Нової Пошти. Від автоматизації планування змін для тисяч співробітників до оптимізації логістики у понад 13 тис. поштових відділень, ми створюємо масштабовані та інноваційні цифрові рішення, адаптовані до ваших потреб.
Команда проєкту:
ІваннаКлієнт-менеджер
- Ольга
Проєктний менеджер
- Віталій
Backend розробник
- Вадим
Керівник відділу дизайну
- Антон
Тестувальник
- Павло
Frontend розробник
- Катерина
Дизайнер
- Владислав
Backend розробник
Андрій Данилик
Директор з продуктів у Nova Digital