Постачальник митних послуг скорочує час обробки документів на 67% завдяки
AI-агенту на базі Gemini
Виклик
Ручне введення даних уповільнює обробку документів
Рішення
AI-агент у Telegram для швидкої та точної обробки документів
Ми впровадили AI-агента на базі мультимоделі Gemini, який спілкується з клієнтами через Telegram. На відміну від OCR-систем, Gemini розуміє структуру та зміст документів. Він коректно інтерпретує таблиці та фінансові дані, розрізняючи загальні суми від проміжних значень.
Агент також відповідає на поширені запитання та уточнює інформацію за потреби.
Процес
Як ми створили Telegram-бота на базі Gemini
Ручна обробка документів щодня займала години часу менеджерів. Щоб прискорити подачу, ми автоматизували робочий процес у 5 кроків. Ось короткий огляд:
Бізнес-аналітики Stfalcon описали процес роботи з документами
Спершу наші бізнес-аналітики проаналізували, як менеджери обробляли вхідні файли: де документи надходили, хто їх переглядав і як дані потрапляли у внутрішні системи.
Більшість клієнтів надсилали документи — фото посвідчень, техпаспортів із VIN-кодами, технічні характеристики та інвойси — через Telegram. Менеджери вручну переглядали кожен файл, витягували ключову інформацію, уточнювали рукописні дані та повторно вводили все у CRM.
Картування процесу показало, що саме потрібно автоматизувати, і дало нам дорожню карту.
Наша бекенд-команда створила документ-бота в Telegram
Далі наша бекенд-команда почала розробку Telegram-бота. Оскільки більшість клієнтів уже надсилали документи саме там, ми інтегрувалися безпосередньо у їхній канал комунікації.
Ми створили діалоговий сценарій, використовуючи Telegram Bot API, у поєднанні з бекенд-сервісом, який обробляє маршрутизацію повідомлень, завантаження файлів та логіку взаємодії. Таким чином ми отримали систему, готову до інтеграції AI.
Наша AI-команда інтегрувала Gemini для розпізнавання документів
Для обробки вхідних файлів наша AI-команда інтегрувала Gemini — модель, що працює з фото, PDF та таблицями. Ми побудували пайплайн, який надсилає документи до API Gemini з інструкціями для витягання даних і отримує структуровану інформацію у форматі JSON. Перед внесенням у CRM бот повертає витягнуті дані клієнту для підтвердження.
Ми підключили агента до CRM
На цьому етапі ми підключили AI-агента до CRM клієнта через API. Тепер витягнуті дані автоматично потрапляють у робочий процес менеджера. Це включає всі надані файли (фото або PDF) та посилання на діалог у Telegram. Таким чином кожен клієнт з’являється у CRM повністю готовим до подальшої обробки.
Stfalcon запустив агента за 1 місяць і продовжив вдосконалення
Систему було створено та запущено за 1 місяць. Після запуску ми протягом 2 тижнів моніторили взаємодії та поступово вдосконалювали підказки, діалогові сценарії, обробку документів та реакції на нестандартні випадки.
Результат
AI-агент, який утричі збільшує щоденну обробку документів
AI-агент скоротив час обробки одного клієнта з 30 хвилин до 10, зменшивши час опрацювання документів на 67%. Хоча кількість щоденних запитів залишилася стабільною — 50–60, менеджери тепер витрачають значно менше часу на ручне введення даних та уточнення документів. Побачивши ці результати, клієнт планує розширити автоматизацію на додаткові операційні процеси разом зі Stfalcon.
- Автоматичне витягування даних та заповнення CRM
- 10 хвилин на клієнта
- Агент автоматично запитує підтвердження
- Високоточні структуровані дані завдяки Gemini
Готові автоматизувати свої документні процеси?
Ми допоможемо вам створити AI-агента, який щодня заощаджуватиме вашій команді десятки годин роботи
